La numérisation de masse est généralement centralisée en un point, au service courrier par exemple.
Elle s'impose pour de gros volumes de courrier à traiter.
Ce travail préparatoire est indispensable : à l'aide de séparateurs (une feuille comprenant un QR code) on indique chaque nouveau courrier.
Une fois cette numérisation de masse effectuée, tous les courriers sont alors envoyés dans la bannette des Courriers à qualifier.
Les opérateurs du service courrier peuvent alors saisir les métadonnées des courriers et les diffuser dans les services concernés ou les envoyer en validation en fonction de leur méthodologie.