3. Guide de visite sve.memcourrier.com
1. Présentation du module SVE
Le module SVE – Saisines par voie électronique est un module complémentaire de l’offre MEM Courrier. Il s’agit d’un téléservice destiné à remplacer le formulaire de contact traditionnel présent sur les sites institutionnels.
Ce module permet à un administré de :
Déposer une demande en ligne via un formulaire dédié
Transmettre automatiquement cette demande dans MEM Courrier
Suivre l’avancement de sa demande en temps réel grâce à un numéro unique de demande et à son adresse électronique
Le formulaire SVE est facilement publiable sur le site institutionnel de la collectivité et permet ainsi une connexion directe entre le site internet et MEM Courrier pour le traitement des saisines.
2. Accès au formulaire SVE (posture usager)
Dans un premier temps, nous allons nous placer du point de vue de l’usager.
Accéder au site demo.memcourrier.com
Depuis la page d’accueil, cliquer sur le lien permettant d’accéder au formulaire SVE
L’usager arrive alors sur le formulaire de saisie de demande.
3. Dépôt d’une demande SVE
L’usager peut désormais renseigner les différents champs du formulaire.
Informations à compléter
Dans notre exemple, l’usager Monsieur Seigneuret Robert effectue une demande.
Les champs à renseigner sont les suivants :
Nom
Prénom
Adresse électronique
Adresse postale (assistée par la BAN – Base Adresse Nationale)
Complément d’adresse (facultatif)
Collectivité chargée du traitement de la demande
Type de demande
Contenu de la demande (texte libre)
Pièce jointe (facultatif)
Une fois l’ensemble des informations complétées, l’usager clique sur le bouton « Envoyer ».
Une page s'ouvre, avec le récapitulatif de la demande, avec le numéro de celle-ci pour son suivie.
Celui-ci est également envoyé au mail renseigné dans le formulaire.
La demande est alors transmise à la collectivité référente et intégrée automatiquement dans MEM Courrier.
4. Traitement de la demande dans MEM Courrier (posture agent)
Nous nous plaçons maintenant du point de vue de l’agent de la collectivité.
Connexion à MEM Courrier
Se connecter à MEM Courrier
Utiliser le profil Franck Martin, agent en charge de la qualification des demandes SVE
Accès à la bannette SVE
Dans le menu de gauche, cliquer sur la bannette : [SVE] Saisines par voie électronique
La demande de Monsieur Seigneuret Robert apparaît dans la liste
Cliquer sur la demande pour l’ouvrir
5. Qualification de la demande
Lors de l’ouverture de la demande, toutes les informations sont déjà renseignées automatiquement :
Type de courrier
Collectivité
Date du courrier
Objet
Nature du courrier
Expéditeur (nom, prénom et coordonnées)
Entité traitante etc...
Consultation du contenu
Le corps du message rédigé par l’usager est visible dans la partie droite de l’écran
En cliquant sur « PJ et réponses », l’agent peut consulter la pièce jointe associée à la demande
6. Liste de diffusion et envoi en traitement
Avant d’envoyer la demande au service concerné, l’agent peut vérifier ou compléter la liste de diffusion.
Cliquer sur le bouton « Liste de diffusion »
Ajouter, si nécessaire :
Des personnes ou entités en copie
Une fois la vérification effectuée, l’agent peut envoyer la demande en traitement.
7. Suivi de la demande par l’usager
L’usager peut suivre l’avancement de sa demande à tout moment.
Accès au suivi
Retourner sur la page du formulaire SVE
Cliquer sur « Consultation de demande SVE »
Renseigner :
L’adresse électronique utilisée lors du dépôt
Le numéro de demande reçu par mail ou disponible via le message qui s'affiche au moment de l'envoi de la demande SVE.
Consultation du statut
L’usager peut alors consulter :
Sa demande
Le statut de traitement en temps réel
8. Conclusion
Le module SVE permet de simplifier et sécuriser les échanges entre les administrés et les collectivités, tout en assurant une intégration fluide et un suivi complet des demandes au sein de MEM Courrier.
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