Paramétrage des scanners de bureau

Cette documentation explique le déploiement complet d’un scanner ainsi que le paramétrage des chaînes d’injection pour déposer des documents depuis le poste de l’opérateur de numérisation vers

Périmètre d’action

Le dépôt des documents dans OpenCapture peut s'effectuer de trois façons :

• Via une incron : détection automatique des fichiers déposés localement ou sur un partage réseau (protocole SAMBA) pour les environnements « on premise ».

• Par FTP : toujours piloté par une incron, utilisé pour les instances « cloud ».

• Par script : déplacement des documents depuis un NAS intermédiaire avant injection dans OpenCapture (solution privilégiée en « on premise » pour éviter SAMBA pour des raisons de sécurité).

Après analyse, OpenCapture injecte les documents dans MEM Courrier via une API REST. Plusieurs chaînes d’injection peuvent être définies, avec pré-qualification possible des métadonnées (modèle d’enregistrement, statut, champs personnalisés, etc.).

Deux types de chaînes existent :

• Entrantes : gestion des courriers reçus.

• Sortantes : gestion des courriers départs (réponses ou courriers spontanés).

La chaîne sortante permet souvent une réconciliation automatique : un QR Code intégré au document permet de rapprocher le courrier signé (après impression) de son projet initial dans MEM, en remplaçant la version provisoire.

Le dépôt du courrier sortant peut être réalisé depuis un copieur. Une réconciliation en masse est également possible à l’aide de séparateurs.

Prérequis

Configuration du serveur OpenCapture

Le serveur hébergeant OpenCapture doit disposer des services nécessaires selon le mode de dépôt choisi :

• SAMBA : pour les partages de dossiers en réseau (environnements « on premise »).

• FTP : pour les dépôts distants (environnements « cloud »).

Les incrons doivent être configurées pour automatiser la détection des dépôts. Pour vérifier leur configuration : incrontab -l ou sudo incrontab -u [utilisateur] -l (remplacer [utilisateur] par le compte ayant les droits nécessaires).

Si un NAS intermédiaire est utilisé, la récupération se fait via une cron (commande : crontab -l), sans incron.

Les chaînes d’injection sont à paramétrer dans le fichier : /opt/memcourrier/OpenCapture/src/config/config.ini Les scripts déclenchés par incron sont généralement situés dans : /opt/memcourrier/OpenCapture/

Configuration du scanner

Le scanner doit être connecté au poste dédié à la numérisation (le plus souvent via USB). Pour les scanners réseau, l’installation de l’outil Network Setup Tool for fi Series est nécessaire afin d'assurer la connexion et l’association du périphérique

Installation de PaperStream Capture et des pilotes TWAIN

Téléchargement et installation

Si les pilotes TWAIN et l’application PaperStream Capture ne sont pas installés, il faut les télécharger depuis : http://imagescanner.fujitsu.com/global/dl/

Sélectionner le modèle de scanner, le système d’exploitation, et renseigner le numéro de série (obligatoire pour accéder au téléchargement).

Télécharger :

• PaperStream IP (TWAIN)

• PaperStream Capture

Installer en priorité PaperStream Capture, puis les pilotes TWAIN. Des droits administrateur sont nécessaires pour ces installations.

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Import / export des profils

Les paramètres de PaperStream Capture sont stockés dans des profils. En cas de remplacement du poste ou de déploiement sur un autre scanner, il est recommandé d’exporter les profils depuis l’ancien poste et de les importer sur le nouveau.

Pour cela, rechercher « export » dans le menu démarrer de Windows : Deux utilitaires apparaîtront, permettant l’export des profils TWAIN et PaperStream Capture. Attention : si la chaîne d’injection diffère, une adaptation des profils sera nécessaire après import.

Exporter les profils depuis ces deux applications et sauvegarder-les dans un emplacement qui sera accessible par l’autre poste (dossier partagé sur le réseau, clé USB, etc.).

Pour l’importation, même principe : aller dans le menu démarrer de Windows et taper « import ».

Lancer un des deux importateurs et aller vers l’emplacement qui a été utilisé lors de l’export.

Paramétrage de PaperStream Capture

Configuration standard

Une partie du paramétrage de PaperStream Capture (PSC) est commune à tous les clients.

1. Télécharger l’archive correspondant au type d’hébergement (FTP ou On Premise) depuis : https://gitlab.com/edissyum/mem_misc/modules/fix-ordre-aleatoire

2. Extraire son contenu dans le dossier : C:\MEM sur le poste de numérisation.

3. Lancer PaperStream Capture et cliquer sur : Configurer les profils.

Renseigner les informations du profil de l’onglet 1 comme indiqué dans la capture d’écran (sauf si c’est une chaîne sortante).

Pour l’onglet 2 faire de même :

Sélectionner le scanner dans la Source et le pilote du profil Twain que vous souhaitez (attention à la suppression automatique des pages blanches dans la configuration de ce profil Twain qui est assez laborieuse, aussi il est préférable d’en utiliser un qui a déjà été éprouvé dans d’autres collectivités par exemple).

Pour l’onglet 3 le paramétrage diffère selon si c’est un dépôt FTP ou un dépôt dans un dossier partagé.

On passe dans tous les cas par une application (ou fichier .bat) pour déplacer le résultat du scan à l’endroit désiré.

Il faut sélectionner en Destination l’icône « Autre application » puis cliquer sur « Paramètres ».

Cas d'un dépôt dans un dossier partagé

Le cas le plus courant pour les clients « on premise » est un dépôt des documents numérisés dans un dossier partagé sur le réseau ou via un NAS.

Pour le chemin de l’application taper « *.* » pour trouver les fichiers .bat puis cliquer sur « OK ».

Éditer le fichier config.bat et modifier les informations de manière à ce qu’elles correspondent au répertoire de destination souhaité :

Si vous souhaitez paramétrer une chaîne sortante (pour la réconciliation par exemple) même principe, il faut créer un autre profil et un autre fichier bat.

Cas d’un dépôt par FTP

Pour le dépôt de fichiers en FTP, on va directement exécuter « x64_sep_by_underscore.exe » et éditer le fichier "config.xml"

Configuration d’un séparateur

Enfin, il reste à définir la séparation des documents. Il est possible d’utiliser un séparateur générique ou un séparateur par entité (dans ce cas le service Courrier devra trier les documents par service avant de les scanner).

Pour accéder à l’impression des séparateurs, aller dans MEM soit avec le compte superadmin soit avec le compte d’un opérateur courrier et cliquer sur le menu suivant depuis la page d’accueil :

Puis il faut sélectionner le type (code à barres) et la cible selon le mode de fonctionnement souhaité (générique ou par entités) puis cliquer sur « générer et télécharger» :

Aller ensuite dans PSC, onglet « Séparation », dans « zone définie », mettre le séparateur dans le scanner et cliquer sur « ajouter » afin de définir la zone de détection du code à barres. Cliquer sur « zone de dessin » et dresser un rectangle comme dans l’exemple ci-dessous :